8 Hal Penting yang Harus Ada Dalam Perjanjian Kerja Sama Pembuatan Aplikasi


Di era teknologi seperti saat ini banyak perusahaan atau bisnis yang mulai beralih dari offline ke online. Sederhananya, mereka akan mulai memasarkan bisnisnya melalui social media atau website penyedia platform marketplace. Namun, bagi bisnis yang mulai besar dan berkembang, pemanfaatan t

.

Bukan hanya untuk bisnis besar, saat ini banyak juga kegiatan bisnis yang berbasis aplikasi. Biasanya bisnis ini tergolong bisnis startup yang bergerak di bidang Software as a Service (SaaS) yang menjual service dengan memanfaatkan software berupa aplikasi, misalnya software untuk human resource dan payroll, atau software untuk akuntansi. Karena software berupa aplikasi tersebut merupakan barang dagangan utamanya, maka pengembangan aplikasi secara berkelanjutan adalah hal mutlak. Hal inilah yang terkadang membuat bisnis kekurangan resource untuk membantu mengembangkan produk atau aplikasi tersebut. Biasanya, untuk mengejar deadline atau untuk mengembangkan fitur tertentu, perusahaan seringkali mempekerjakan resource tambahan dari luar sebagai developer, baik dengan menggunakan jasa agency maupun freelance. Namun, karena resource tersebut bukan merupakan karyawan perusahaan, perusahaan perlu membuat perjanjian dengan developer agar developer tersebut tidak menggunakan hasil kode pemrograman untuk kepentingannya sendiri. Di bawah ini Legalku akan menjelaskan beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan dalam membuat perjanjian kerja sama pembuatan aplikasi.

 

Para Pihak Dalam Perjanjian

Seperti yang telah kita ketahui, kontrak atau perjanjian merupakan dokumen yang mengatur kesepakatan para pihak. Jadi, apapun bentuk kontraknya, Anda harus menjelaskan secara detail siapa para pihak yang menjalin kesepakatan tersebut. Pastikan bahwa para pihak dalam perjanjian memiliki kecakapan berdasarkan Pasal 1320 KUHPerdata. Jika salah satu pihak adalah badan hukum, misalnya berbentuk PT, maka pihak yang menandatangani harus seorang Direktur atau pihak lainnya yang diberikan kuasa secara khusus oleh Direktur untuk mewakilinya.

 

Ruang Lingkup Pekerjaan

Meski hasil akhirnya adalah sebuah aplikasi, namun proses dalam pembuatannya cukup panjang. Dalam pembuatan aplikasi, model perencanaan ini biasanya disebut SDLC atau System Development Life Cycle, sebuah model perencanaan yang digunakan dalam manajemen proyek yang menggambarkan tahapan yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem informasi. Di mana, developer atau programmer harus memulai dari konsep melakukan research, studi kelayakan awal, hingga maintenance aplikasi yang telah selesai.

Melakukan implementasi SDLC dapat membantu pengembangan dan keberlanjutan fungsi aplikasi. Tahapan tersebut antara lain terdiri atas:

  1. Analisa kebutuhan (requirement analysis) oleh business analyst/project manager
  2. Grand design dan desain secara mendetail oleh system and technical analyst.
  3. Coding
  4. Tes aplikasi dan pengecekan kualitas oleh pengguna
  5. Proses instalasi (deploy)
  6. Memastikan aplikasi siap dipakai, serta dicek oleh business analyst/developer
  7. Proses pemberian BAST (Berita Acara Serah Terima)  training untuk transfer pengetahuan dari developer ke pengguna

Pada umumnya, tahapan tersebut sudah menjadi satu paket yang ditawarkan oleh developer. Namun, hal ini perlu dicantumkan dalam perjanjian mengenai ruang lingkup pekerjaannya. Apakah jasa developer ini hanya digunakan untuk mengembangkan fitur tertentu? Sejauh apa ruang lingkupnya? Hal ini perlu dicantumkan karena akan mempengaruhi biaya jasa yang perlu Anda bayarkan kepada developer tersebut.

 

Waktu Pengerjaan

Perusahaan pasti memiliki target tersendiri dalam membuat sebuah aplikasi. Biasanya aplikasi ini akan dipasarkan dan dijual kepada target konsumen sesuai rencana yang telah dilakukan dengan matang. Karena itulah dalam pengerjaannya, developerprogrammer, ataupun engineer yang terlibat dalam pengembangan aplikasi tidak boleh terlambat atau tidak tepat waktu. Hal ini tentu akan berakibat panjang, mulai dari proses marketing yang mundur, penjualan tidak tepat waktu, dan dapat berakibat pada kehilangan momentum penjualan.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyampaikan dari awal mengenai target tersebut dan ketika developer telah menyanggupi, maka developer wajib menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu. Hal ini perlu dicantumkan pada perjanjian agar para pihak mengetahui target waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Selain itu, perlu juga dicantumkan hal-hal yang sekiranya menyebabkan pekerjaan tidak selesai tepat waktu dan bagaimana konsekuensinya? Misalnya, terjadi perubahan jadwal karena perusahaan meminta sedikit modifikasi pada fitur. Jika hal tersebut terjadi, maka keterlambatan tersebut bukan merupakan tanggung jawab developer.

Selain itu, dalam pembuatan aplikasi biasanya akan ada permasalahan teknis, jadi penting bagi Anda memberikan tambahan waktu untuk berjaga-jaga jika terdapat risiko tersebut. Anda juga bisa menambahkan beberapa kesepakatan yang mengatur tanggung jawab masing-masing pihak terkait waktu pengerjaan. Misalnya, jika Anda sebagai perusahaan terlambat memberikan aset atau materi yang dibutuhkan berarti jadwal pengerjaan developer akan mundur secara otomatis.

 

Biaya Jasa dan Mekanisme Pembayaran

Jika membahas soal biaya dan mekanisme pembayaran, hal ini merupakan hal sensitif dan seringkali menimbulkan perselisihan jika tidak disepakati secara jelas dari awal sebelum pekerjaan dimulai. Jika lingkup pekerjaan tidak banyak dan nilai transaksi kecil, ada developer yang bersedia untuk dibayar pada saat pekerjaan selesai, namun belum diserahkan secara resmi atau belum dapat diluncurkan oleh perusahaan. Jika nilai transaksinya cukup besar, pada umumnya mekanisme pembayaran dibuat beberapa tahapan, tergantung dari tahapan pekerjaan yang telah diselesaikan oleh developer.

Biaya jasa ini pun hanya terkait dengan ruang lingkup yang telah disepakati. Apabila di tengah pelaksanaan perjanjian, diperlukan adanya tambahan ruang lingkup, maka hal ini perlu disepakati lebih lanjut antara para pihak. Karena pada umumnya tambahan ruang lingkup akan berdampak pada penambahan biaya jasa.

 

Masa Garansi

Dalam perjanjian dalam pembuatan aplikasi, hal ini menjadi sangat penting. Anda harus menjelaskan dengan detail mengenai jangka waktu garansi diberikan dan tanggung jawab pihak kedua jika terjadi kerusakan di luar force majeure. Anda bisa menuliskan detail apa saja yang termasuk dalam garansi, misalnya ketika terjadi eror dalam sistem atau terjadi sesuatu ‘bug’ yang membutuhkan pembetulan developer. Jangan lupa menuliskan syarat dan kondisi terpenuhinya klaim garansi agar Anda dapat mengajukan klaim kepada developer. Namun, masa garansi biasanya diberlakukan jika ruang lingkup pembuatan aplikasi tidak termasuk maintenance atau masa pemeliharaan.

 

Masa Pemeliharaan atau Maintenance

Ada beberapa aplikasi atau website yang membutuhkan maintenance untuk jangka waktu tertentu. Jika Anda tidak memiliki tim developer atau engineer di dalam perusahaan, sebaiknya Anda mengambil jasa pemeliharaan ini. Tuliskan dengan detail apa saja hal yang masuk dalam pemeliharaan, seperti bentuk pekerjaan pemeliharaan, bagaimana perlakuan jika ada pergantian komponen yang rusak, dan sebagainya. Biasanya, pemeliharaan sebuah aplikasi akan termasuk dengan kegiatan revisi minor seperti pembetulan bug, penggantian teks, dan sebagainya.

Selain itu, agar tidak mengganggu pengguna aplikasi, Anda juga harus menentukan waktu tepat untuk maintenance atau pemeliharaan, misalnya di waktu malam atau dini hari. Masa pemeliharaan ini perlu dicantumkan pada ruang lingkup pekerjaan yang dikerjakan oleh developer.

 

Hak Kekayaan Intelektual atas Hasil Pekerjaan

Pasal 40 ayat (1) huruf s Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta (UU Hak Cipta) menyatakan bahwa program komputer juga termasuk ke dalam ciptaan yang dilindungi. Namun, perlu diketahui hak cipta dalam hal ini adalah aplikasi yang dibuat oleh developer atau programmer pada dasarnya adalah milik penciptanya yakni developer atau programmer itu sendiri. Namun, di dalam perjanjian yang Anda buat dengan developer, Anda dapat menuliskan bahwa developer akan menyerahkan hak kekayaan intelektual atas hasil pekerjaan (aplikasi yang dibuatnya) kepada perusahaan, sehingga perusahaan dianggap sebagai Pemegang Hak Cipta atas aplikasi tersebut. Tetapi, jika hal tersebut tidak dicantumkan dalam perjanjian, maka developer secara hukum dianggap sebagai pencipta dan pemegang hak cipta. Hal ini telah tertulis dalam Pasal 36 UU Hak Cipta yang berbunyi:

“Kecuali diperjanjikan lain, Pencipta dan Pemegang Hak Cipta atas Ciptaan yang dibuat dalam hubungan kerja atau berdasarkan pesanan yaitu pihak yang membuat Ciptaan.”

Hak kekayaan intelektual merupakan aset perusahaan, sehingga hal ini penting untuk dilindungi dan diperjanjikan dari awal agar di kemudian hari, developer tidak dapat mengklaim bahwa aplikasi tersebut adalah miliknya. Dikarenakan hak kekayaan intelektual merupakan aset, perusahaan dapat menggunakan ini untuk memperoleh keuntungan dengan memberikan lisensi kepada pihak lain untuk menggunakan aplikasi atau memanfaatkan hak ekonomi lainnya yang timbul atas aplikasi tersebut.

 

Kerahasiaan

Ketika Anda memutuskan untuk menunjuk developer eksternal untuk mengembangkan aplikasi untuk perusahaan Anda, akan ada banyak informasi perusahaan terkait dengan rencana bisnis, isi fitur, dan informasi lainnya yang dianggap sebagai informasi rahasia yang tidak boleh diketahui publik atau orang lain yang tidak berkepentingan. Oleh karena itu, hal ini penting untuk dicantumkan dalam perjanjian, di mana developer memiliki kewajiban untuk menjaga informasi rahasia dan dilarang untuk menggunakan informasi rahasia tersebut untuk kepentingannya sendiri.

Selain larangan tersebut, konsekuensi apabila developer melanggar ketentuan tersebut juga perlu dicantumkan. Jika developer terindikasi melakukan pelanggaran tersebut, maka perusahaan dapat melakukan upaya hukum untuk meminta ganti kerugian kepada developer yang bersangkutan.

 

Untuk membuat perjanjian kerja sama pembuatan aplikasi yang detail dan melindungi Anda dari risiko bisnis yang mungkin terjadi, Anda sebaiknya berkonsultasi dengan orang yang paham dari sisi hukum maupun bisnis. Agar tidak salah dalam mengenali risiko-risiko tersebut, Anda bisa memanfaatkan Legalku sebagai startup hukum yang membantu Anda membuat perjanjian kerja sama pembuatan aplikasi sekaligus membuat perjanjian lainnya yang berkaitan dengan tech startup Anda. Sebelum perjanjian dibuat, Anda juga bisa melakukan konsultasi gratis dengan tim profesional Legalku. Jadi tunggu apalagi? Buat perjanjian dan lindungi bisnis Anda bersama Legalku.